Parece mentira, pero cuando estudias inglés te hartas a escribir redacciones sobre tus vacaciones en el pueblo o tu plato favorito.
Pero pocas veces nos explican cómo escribir un email en condiciones que no parezca escrito por un niño de 5 años.
Sin embargo, en el trabajo, que les hables de tu pueblo o de los macarrones de tu madre les importa más bien poco.
Los emails son el pan de cada día, y si no dominas cómo escribirlos bien y rápido, se te puede hacer un poco complicado seguir el ritmo de tus compañeros.
En esta guía me propongo explicarte, sencilla y llanamente, todo acerca de cómo escribir un email en inglés, sea en el contexto que sea.
Aquí vamos a ver:
Tipos de email según el nivel de formalidad:
En realidad, la complejidad a la hora de componer un email está en saber ajustarnos al nivel de formalidad adecuado en cada caso.
Si no sabemos escribir un email formal para el trabajo, o mezclamos registro formal e informal cuando escribimos a un amigo, el resultado no será muy bueno.
Por eso, antes de empezar ni siquiera a escribir, es necesario saber qué registro necesitamos.
Tenemos dos extremos:
- El formal, que usamos en relaciones profesionales o en temas académicos u oficiales.
- El informal o coloquial, que usamos en relaciones personales con nuestro entorno de confianza.
Una vez tenemos claro el nivel de formalidad que vamos a utilizar, ya solo tenemos que cumplir con la estructura típica de un email, que es ésta…
| Formal | – Es impersonal, indirecto y no tiene carga emocional – Se usan fórmulas de cortesía (te explico qué son más adelante) |
| Semi-formal | – Sigue siendo impersonal y sin mucha carga emocional, pero es algo más directo y no usa tantas fórmulas de cortesía. |
| Informal | – Es directo, hasta el punto de poder ofender si no tienes suficiente confianza con tu interlocutor.– Se usan expresiones, frases hechas y lenguaje figurado. – Es menos riguroso, ya que podemos ser más inexactos o incluso no terminar las frases. – Las frases son simples y no llevan florituras – Lleva más carga emocional – Se pueden usar abreviaturas y contracciones |
Aunque cada registro tiene su intríngulis, tal vez el formal sea el más complejo. Así que, por si te sirve, te dejo por aquí una guía para dominar el registro formal.
Estructura de un email:
La estructura de un email debería cumplirse siempre.
No obstante, siempre hay excepciones, como en los emails informales, donde podremos omitir algunas partes cuando, de lo contrario, pueda quedar un email demasiado recargado o forzado.
Por ejemplo, cuando hemos estado enviándonos varios emails con alguien en un periodo de tiempo corto y las respuestas ya no requieren ser tan completas y nos sirve con un simple “OK” o respuestas del estilo.
En cualquier caso, la estructura completa es ésta:
- Saludo inicial – Greeting phrase
- Mensaje apertura – Opening line
- Cuerpo del mensaje – Message body
- Expresiones de cierre – Closing line
- Despedida – Sign-off
1) Saludo inicial – Greeting phrase
Empezaremos nuestro email con un saludo a nuestro interlocutor. Te dejo un listado de opciones que puedes usar:
En emails formales:
- Dear Lewis, – Apreciado Lewis
- Dear Lewis Jones, – Apreciado Lewis Jones
- Dear Mr. Jones, – Apreciado Sr. Jones
Fíjate que en registro formal usamos “Dear” (que significa “Apreciado”, «Estimado») seguido del nombre, el nombre y apellido o el título personal y el apellido.
En cuanto a los títulos personales, te dejo una pequeña guía:
| Título | Ejemplo | Comentarios |
|---|---|---|
| Mr | Mr Jones | Para hombres, sin importar su estado civil |
| Ms | Ms Brown | Para mujeres, sin importar estado civil ni edad. Es el más adecuado para emails formales |
| Mrs | Mrs Sanders | Para mujeres casadas |
| Miss | Miss Smith | Para mujeres solteras |
Si quieres saber más sobre este tema, te dejo por aquí una guía sobre el uso de los títulos personales en inglés (Mr, Ms, Mrs, Miss).
En el registro formal, si no sabemos el nombre de nuestro interlocutor, podemos usar:
- Dear Sir / Madam, – Estimado Sr. / Sra.
- To whom it may concern, – A quien corresponda
- Greetings, – Saludos
- Dear Finance Team Hiring Manager, – Estimado Director de Contratación del Equipo de Finanzas (o el cargo al que nos dirijamos)
En emails informales:
- Hello Maria, – Hola Maria
- Hi Phil, – Hola Phil
- Hello everyone, – Hola a todos
- Hi everyone, – Hola a todos
- Hi all, – Hola a todos
- All, – Hola a todos (no existe traducción literal)
2) Mensaje apertura – Opening line
Cuando empezamos una conversación con alguien, es decir, que somos nosotros quienes escribimos el primer email, es conveniente incluir lo que se conoce como una expresión de cortesía, que es una frase en la que transmitimos nuestro interés por la otra persona antes de empezar a “hablarle de nuestro libro”.
Esto es importante, porque aunque pueda parecer que la cortesía anglosajona solo se utiliza en entornos formales, en realidad los anglosajones la usan siempre, así que usaremos estas expresiones de cortesía tanto en emails formales como informales:
En emails formales:
- I hope this email finds you well. – Espero que estés bien (no existe traducción literal)
- I hope things are good with you. – Espero que las cosas te vayan bien
- I hope your week is going well. – Espero que tu semana esté yendo bien
En emails informales:
- How are you? – ¿Cómo estás?
- How is it going? – ¿Cómo va todo?
- How are you doing? – ¿Cómo te va?
Tengo una guía donde te cuento con mucho detalle todo lo necesario para empezar (bien) un email en inglés, y por qué el Saludo inicial y el Mensaje de apertura juegan un papel tan importante.
3) Cuerpo del mensaje – Message body
Ahora sí, ya podemos empezar a “hablar de nuestro libro”.
No obstante, si justo empiezas la conversación (es decir, que tu interlocutor no sabe aún qué le vas a contar) lo más conveniente es que introduzcas brevemente de qué vas a hablarle, por ejemplo:
En emails formales:
- I am writing with reference to… – Escribo con referencia a…
- I am emailing with regards to… – Escribo con referencia a…
- I am writing to inquire about… – Escribo para preguntarse sobre…
- I am writing to let you know… – Escribo para informarle de que…
- I would like to let you know that… – Me gustaría informarle de que…
En emails informales:
- I’m writing to you to… – Te escribo para…
- I wanted to ask you if you could… – Quería preguntarte si podrías…
- I’m emailing you to tell you about… – Te escribo para contarte acerca de…
- Could you please…? – ¿Podrías por favor…?
- Would you mind asking Sarah to…? – ¿Te importaría pedirle a Sarah que…?
Si en cambio tu mensaje es una respuesta a otro email de tu interlocutor, entonces podrías empezar directamente con algo como:
En emails formales:
- In reply to your email,… – En respuesta a su correo electrónico…
- Thank you for your last email on 1st September about… – Gracias por su último correo electrónico del 1 de septiembre sobre…
- Regarding your last email… – En relación con su último correo electrónico…
En emails informales:
- Thanks for your email. – Gracias por tu correo
Nota: Si ya llevas varios emails hablando de un mismo tema, puedes omitir lo que acabamos de ver y pasar directamente al cuerpo del mensaje.
Ahora sí, ya podemos empezar con el cuerpo del mensaje.
Aquí lo que haremos será exponer el tema principal por el que escribimos. Debemos escribir lo que sea necesario, pero sin enrollarnos. Los anglosajones son más directos y concisos que los hispanohablantes, y eso se nota mucho en sus emails.
Te dejo algunos consejos:
- Evita abrir temas nuevos que no están directamente relacionados con el tema por el que estás escribiendo.
- Escribe una sola idea por frase. Esto hará el texto mucho más fácil de leer y de entender.
- Escribe en párrafos breves, recuerda que esto no es un ensayo ni una cover letter.
- Utiliza conectores para enlazar tus ideas y estructurar mejor el texto.
Te dejo por aquí una guía completa de conectores en inglés.
4) Expresiones de cierre – Closing line
Una vez expuesto todo nuestro mensaje, lo cerraremos con una frase que haga de puente con la despedida.
Esta frase debe estar alineada con lo que hemos dicho en el mensaje. Es decir, si hemos pedido algo a nuestro interlocutor, lo correcto sería darle aquí las gracias, o si le hemos propuesto fechas para reunirnos, lo conveniente sería decirle que estamos pendientes a saber de su disponibilidad.
Te dejo algunos ejemplos:
En emails formales:
- Thank you for your help. – Gracias por su ayuda
- Please, do not hesitate to contact me if you require any further information. – Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo si necesita más información
- I’m looking forward to hearing from you. – Espero tener noticias suyas
En emails informales:
- Thanks for your help. – Gracias por tu ayuda
- Let me know if you need anything else from my side. – Hazme saber si necesitas algo más por mi parte
- Speak to you soon. – Hablamos pronto
5) Despedida – Sign-off
Y finalmente, las despedidas. Te dejo algunos ejemplos:
En emails formales:
- Best regards, – Saludos cordiales,
- Sincerely, – Atentamente,
- Best wishes, – Mis mejores deseos,
En emails informales:
- Cheers, – Salud,
- Bye, – Adiós,
- All the best, – Que vaya bien, / Te deseo lo mejor,
Si te interesa conocer las mejores despedidas para cada ocasión, te dejo por aquí un post sobre despedidas para cartas e emails formales y otro sobre despedidas informales en inglés.
Ejemplos de emails en inglés:
1) Ejemplo de email formal a un potencial cliente:
Dear ABC’s Legal Team,
We are helping a large number of companies from your industry such as XYZ.ltd to be compliant with the new data protection legislation that will come into force soon. We know your business well and we understand that usually your type of company will need an expert team to be able to adapt in time to the new regulations.
You may be interested to know how we have worked with other companies in your industry to ensure compliance without decreasing the company’s efficiency. Our clients have implemented our data protection model and are now able to use their customers’ data for their benefit while ensuring its protection.
If you would like us to contact you, we have some ideas that may be useful to you. What time would suit you best for a phone call?
Best regards,
Peter Green
Comercial Director at Ben&C
Traducción:
Estimado equipo jurídico de ABC,
Estamos ayudando a un gran número de empresas de su sector, como XYZ.ltd, a cumplir con la nueva legislación de protección de datos que entrará en vigor próximamente. Conocemos bien su negocio y entendemos que normalmente su tipo de empresa necesitará un equipo experto para poder adaptarse a tiempo a la nueva normativa.
Quizá le interese saber cómo hemos trabajado con otras empresas de su sector para garantizar el cumplimiento de la normativa sin disminuir la eficiencia de la empresa. Nuestros clientes han implantado nuestro modelo de protección de datos y ahora pueden utilizar los datos de sus clientes en su beneficio, al tiempo que garantizan su protección.
Si desea que nos pongamos en contacto con usted, tenemos algunas ideas que pueden serle útiles. ¿A qué hora le vendría mejor una llamada telefónica?
Saludos cordiales,
Peter Green
Comercial Director at Ben&C
Si quieres saber más sobre cómo escribir emails formales en inglés, te dejo por aquí este artículo que seguro que te interesa. Además, incluye dos ejemplos de correos electrónicos formales.
2) Ejemplo de email informal a un antiguo colega de trabajo:
Hi Mark,
How are you? We haven’t been in touch for such a long time! I was glad to hear from Sarah that 2021 was a good year for your company. I was so happy to know that the French affiliate was saved after all. I do miss the fun, the colleagues and the atmosphere there!
And how’s your baby boy? He must be turning 1 soon 🙂 we need a catch up don’t we? Are you free sometime next week?
Talk to you soon.
Sam
Traducción:
Hola Mark,
¿Cómo estás? No hemos estado en contacto desde hace mucho tiempo. Me alegró saber por Sarah que 2021 fue un buen año para tu empresa. Me alegró mucho saber que la filial francesa se salvó después de todo. Echo de menos la diversión, los compañeros y el ambiente de allí.
¿Y cómo está tu hijo? Debe de cumplir pronto un año 🙂 tenemos que ponernos al día, ¿no crees? ¿Estás libre la semana que viene?
Hablamos pronto.
Sam
Para terminar, te dejo también un artículo que escribí sobre cómo preparar emails informales y uno específico sobre cómo escribir un email informal a un amigo.