Los emails formales se usan constantemente en el trabajo: cuando queremos hablar con un cliente, con un proveedor, hacer una reclamación o cualquier procedimiento burocrático.
No saber cómo componerlo no es una opción, así que prepárate porque tienes ante tus ojos la guía más top para escribir emails formales en inglés.
Pero vayamos por partes… en este artículo vamos a ver:
- Las claves de un email formal
- La estructura que todo email formal debe tener
- Ejemplos de emails formales
Preámbulo necesario: Las claves de un email formal
A diferencia del email que podrías enviarle a un amigo o a un compañero de trabajo con el que tienes confianza, un email formal debe cumplir (como su nombre indica) con los requisitos del registro formal, que son estos de aquí:
1) Impersonal, indirecto y sin carga emocional: A diferencia de un email informal, no incluimos nuestras emociones e intentamos evitar hablar de nosotros mismos y nunca nos dirigiremos de forma directa a nuestro interlocutor. Te pongo algunos ejemplos:
| Informal | Formal |
|---|---|
| Could you…? | I was wondering if you could… ? |
| I need to … | It is necessary for me to … |
| Let me know in case you need anything else | In case you require further information, please do not hesitate to contact me |
| See you in a month | I look forward to meeting you next month |
2) Vocabulario formal: Algunas palabras nos permiten decir lo mismo que diríamos en un entorno coloquial pero de manera más cortés y formal, por ejemplo:
| Informal | Formal |
|---|---|
| because | due to |
| tell | inform |
| get | obtain |
| give | provide |
| ask for | request |
| check | verify |
3) Prohibidas las contracciones: Escribiremos todas y cada una de las palabras, sin contraer nada. Es decir, en lugar de “I’m” que diríamos coloquialmente, diremos “I am”.
4) Prohibidas las abreviaturas, símbolos, acrónimos y emoticonos: Lo dicho. Comunicamos con palabras y sin emociones, lo que hace que todo lo demás no tenga cabida. Las únicas abreviaturas que podremos usar son las que sepamos al 100% que nuestro interlocutor también utiliza y que son aceptadas en entornos formales (que son pocas) como:
Si quieres saber más sobre este tema, puedes leer aquí la guía que preparé sobre el registro formal en inglés.
Dicho esto, vamos al lío…
Estructura de un email formal:
Un email formal tiene 6 partes:
- Asunto – Subject
- Saludo inicial – Greeting phrase
- Mensaje apertura – Opening line
- Cuerpo del mensaje – Message body
- Expresiones de cierre – Closing line
- Despedida – Sign-off
1) Asunto – Subject
Escribir asuntos correctamente es casi un arte, pero podría resumirse en que debemos ser capaces de resumir de qué va nuestro correo sin decir lo mismo que contamos en él.
He visto personas que literalmente escribían su mensaje en el asunto, y eso es un error enorme, y da un aspecto muy poco profesional. Hay que encontrar un equilibrio. Ni dejarlo en blanco ni contarlo ahí todo.
Por ejemplo:
- Meeting Follow Up – [tema de la reunión] – Asunto para usar en reuniones de seguimiento. Después del guión deberemos indicar el tema de la reunión en cuestión
- Administrative Assistant job – Peter McShera – Asunto para postularnos a un puesto de trabajo. Se indica el puesto y después nuestro nombre
- Invitation – Asunto para usar en caso de invitación, por ejemplo a un evento
- Business results – Ejemplo de asunto para presentar los resultados del negocio
- First half results presentation – Ejemplo de asunto para presentar los resultados de mitad de proyecto
- HR communication – Asunto para usar en caso de enviar comunicaciones desde el departamento, en este caso el de RRHH
- Action required – [incluir la acción] – Asunto para indicar a los destinatarios que deben hacer algo que es importante y que tiene cierta urgencia
- Goodbye – Asunto para usar en caso de despedida, por ejemplo si te marchas de la empresa
2) Saludo inicial – Greeting phrase
En el caso de los emails formales, el saludo inicial es bastante sencillo porque tampoco tenemos tantas opciones como en el caso de los correos informales.
Las opciones son éstas:
| Estructura | Ejemplo | Comentarios |
|---|---|---|
| Dear [name], | Dear Peter, | Es la opción formal más habitual |
| Dear [title]+[last name], | Dear Mr. Jones, | Es un saludo formal y educado |
| Dear [first name]+[last name], | Dear Adrian Martin, | Es un saludo formal y educado para cuando desconoces si tu interlocutor es hombre o mujer |
| Dear [first name]+[last name], | Dear Akane Sato, | Es un saludo formal y educado para cuando desconoces si la segunda palabra es nombre o apellido |
| Dear Sir or Madam, | Dear Sir or Madam, | Es un saludo formal y educado para cuando desconoces el nombre de tu interlocutor |
Como ves, empezaremos siempre con “Dear”, que equivale a “Estimado” o “Apreciado” en español y seguidamente el nombre o apellido según convenga.
En el caso de los títulos personales, te dejo un resumen de cómo usarlos:
| Título | Ejemplos | Comentarios |
|---|---|---|
| Mr | Mr Jones | Para hombres, sin importar su estado civil |
| Ms | Ms Brown | Para mujeres, sin importar estado civil ni edad. Es el más adecuado para emails formales |
| Mrs | Mrs Sanders | Para mujeres casadas |
| Miss | Miss Smith | Para mujeres solteras |
Por si quieres más información sobre los títulos personales, te dejo por aquí una guía sobre cómo usar Mr, Mrs, Miss y Ms en registros formales.
Si no conocieras el nombre o apellido de tu interlocutor, siempre puedes usar alguna de estas opciones:
- Dear Sir / Madam, – Estimado Sr / Sra.
- To Whom It May Concern, – A quien corresponda,
- Greetings, – Saludos
- Dear Finance Team Hiring Manager, – Estimado Director de Contratación del Equipo de Finanzas (o cualquier otro cargo al que dirijamos nuestro mensaje)
Te dejo por aquí otra guía que puede interesarte: Cómo empezar (con buen pie) un email en inglés.
3) Mensaje apertura – Opening line
En correos formales, acostumbramos a empezar el mensaje con expresiones de cortesía, como por ejemplo:
- I hope this email finds you well – Espero que estés bien (no existe traducción literal)
- I hope things are well with you – Espero que estés bien (no existe traducción literal)
- I hope your week is going well – Espero que tu semana esté yendo bien
- I trust you are well – Espero que estés bien
- I hope all is well – Espero que todo te esté yendo bien (semiformal)
4) Cuerpo del mensaje – Message body
Seguidamente, introduciremos el tema principal de nuestro email o el motivo por el que estamos escribiendo, por ejemplo:
Presentando el motivo de nuestro mensaje:
- I am writing with reference to… – Escribo con referencia a…
- I am writing with regards to… – Escribo en relación a…
- I am writing to inquire about… – Escribo para preguntarle acerca de…
- I am writing to let you know… – Escribo para informarle…
- I am emailing with regards to… – Le escribo en relación con…
- I am contacting you in connection with… – Me pongo en contacto con usted en relación con…
Haciendo referencia a anteriores conversaciones:
- Following on our last phone / conference call on the subject matter, I would like to… – Como continuación de nuestra última llamada / conferencia sobre el tema, me gustaría…
- In reply to your email, please find attached… – En respuesta a su correo electrónico, encontrará adjunto…
Presentándonos:
- By way of introduction, my name is Peter Brown. I am in charge of… – A modo de presentación, mi nombre es Peter Brown. Estoy a cargo de…
- I would like to take the opportunity to introduce myself… – Me gustaría aprovechar la oportunidad para presentarme…
Contactando de parte de alguien:
- I am contacting you on behalf of the Marketing Director, Peter Douglas, to inform you that… – Me pongo en contacto con usted en nombre del Director de Marketing, Peter Douglas, para informarle de que…
Pidiendo disculpas:
- I apologize for not getting in contact with you earlier – Me disculpo por no haberme puesto en contacto con usted antes
A partir de aquí, desarrollaremos nuestro mensaje aportando la información necesaria para completar la introducción que hemos hecho antes, ya sea indicando nuestra disponibilidad para una reunión, adjuntando un documento o explicando los motivos por los que le puede interesar lo que sea que le estamos vendiendo, por ejemplo.
Te indico algunos consejos que te pueden venir muy bien:
- Escribe una idea por frase. En español acostumbramos a introducir muchas ideas en una misma frase, y eso complica muchas veces nuestra capacidad de ser elocuentes y breves. Además, el inglés es muy distinto al español en este sentido, y mientras en español puedes inundar una frase con comas para ir añadiendo ideas distintas, en inglés no queda tan bien.
- Stick to the point. Céntrate en lo que quieres comunicar y no te desvíes del tema principal. No solo para evitar extendernos más de la cuenta, también porque no queda muy profesional abrir distintos temas de forma paralela si ese no era el motivo del mensaje.
- Adáptate al contexto. Es distinto cuando escribes a una sola persona que cuando tienes a 10 personas en copia, o si estás reclamando algo que va con retraso, o si estás escribiendo a un superior. Intenta adaptarte a tu interlocutor en cada situación para ser siempre cortés.
- Usa conectores. Así podrás conectar todas tus ideas de forma elocuente. Recuerda que en el blog hay una Guía de conectores en inglés.
5) Expresiones de cierre – Closing line
Una vez expuesto nuestro mensaje, lo cerraremos con una breve frase que hace de puente con la despedida. Esta frase debe estar relacionada con el cuerpo del mensaje. Por ejemplo:
Si le hemos pedido algo y queremos agradecerle su esfuerzo:
- Thank you for your help – Gracias por su ayuda
- I would like to thank you again for… – Me gustaría agradecerles de nuevo por…
Si hemos hablado de reunirnos:
- I look forward to meeting you… – Estoy deseande conocerle…
Si hemos aportado documentos o información sobre un tema:
- Please, do not hesitate to contact me if you require any further information – Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo si necesita cualquier información adicional.
6) Despedida – Sign-off
Al igual que con los saludos, en los emails formales no tenemos muchas alternativas en cuanto a despedidas, lo que simplifica bastante las cosas.
Si conocemos a nuestro interlocutor:
- Yours sincerely, – Atentamente
- Yours faithfully, – Atentamente
Si no conocemos a nuestro interlocutor:
- Best regards, – Saludos cordiales,
- Regards, – Saludos,
- Sincerely, – Sinceramente,
- Best wishes, – Con los mejores deseos,
Te dejo por aquí un artículo con las mejores despedidas formales en inglés.
Ejemplos de emails formales en inglés:
Y ahora que ya hemos visto todo lo necesario para componer un email formal, veamos algunos ejemplos:
Ejemplo 1: Cover letter o Carta de presentación en inglés
Dear Marketing Team Hiring Manager,
I was excited to hear about the Head of Graphic Design position at WKND.ltd from an ex-colleague of mine, Sarah Wind.
I have 15+ years’ experience as a Senior Graphic Design Manager in large multinational companies. In my current role, I manage and supervise all graphic design tasks, refine projects and generate creative ideas. I also implement marketing campaigns and I am well informed about new industry developments. While employed here, the company has won several design awards both from minor and well-known international competitions.
I am an experienced and enthusiastic worker. I am confident that my addition to your company would be an asset to its growth.
I have attached my portfolio, which further details my skills and experience. Please do not hesitate to reach out to me if you have any questions. I look forward to the opportunity to speak with you soon.
Sincerely,
Daniel Ryan
Nota: Fíjate que aunque una Cover letter es formal, el mensaje empieza de forma distinta a cómo empezaría la típica carta de presentación. No tengas miedo a ser original, es una de las soft skills más importantes y que más te pueden ayudar a destacar, especialmente en procesos de selección donde pequeños detalles pueden marcar grandes diferencias.
Traducción:
Estimado Director de Contratación del Equipo de Marketing,
Me entusiasmó enterarme del puesto de Jefe de Diseño Gráfico en WKND.ltd a través de una ex colega mía, Sarah Wind.
Tengo más de 15 años de experiencia como responsable de diseño gráfico en grandes empresas multinacionales. En mi puesto actual, gestiono y superviso todas las tareas de diseño gráfico, optimizo proyectos y genero ideas creativas. También implemento campañas de marketing y estoy bien informado sobre las novedades del sector. Durante mi trabajo, la empresa ha ganado varios premios de diseño, tanto de concursos menores como en otros de renombre internacional.
Soy un trabajador con experiencia y entusiasta. Estoy seguro de que mi incorporación a su empresa será un activo para su crecimiento.
He adjuntado mi portafolio, en el que se detallan mis habilidades y experiencia. No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta. Espero tener la oportunidad de hablar con usted pronto.
Sinceramente,
Daniel Ryan
Ejemplo 2: Email a compañeros de trabajo en inglés
Dear colleagues,
First of all, I would like to thank you for your contribution to this project and in particular for identifying those suppliers that are relevant in our case.
As a next step, I would ask you to complete the fields under a file that will be shared towards the end of the month.
If you need any assistance, please feel free to contact me or the other managers – we will be happy to support you.
Thank you in advance.
Best regards,
Kate Thomson
Traducción:
Estimados colegas,
En primer lugar, me gustaría agradecerles su contribución a este proyecto y, en particular, la identificación de aquellos proveedores que son relevantes en nuestro caso.
Como siguiente paso, les pido que completen los campos en un archivo que se compartirá a finales de mes.
Si necesitáis ayuda, no dudéis en poneros en contacto conmigo o con los otros gerentes: estaremos encantados de ayudaros.
Gracias de antemano.
Saludos cordiales,
Kate Thomson
Si te interesa ver más ejemplos de cartas o emails en inglés donde también usamos un registro formal, puedes ver estos artículos que escribí en el blog: